Le logiciel prévient
vos clients à votre place

Je veux…

Vous demandiez que le secrétariat soit l'expéditeur, et que le temps passé revienne à la personne qui a fait la démarche, pas à la propriétaire de la boîte. C'est réglé une fois, pour tout le cabinet.

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1. 1Les deux boîtes Microsoft 365 du cabinet sont connectées. C'est par elles que passent la lecture des mails, l'envoi et l'agenda.
2. 2La boîte d'expédition par défaut. C'est l'adresse que le client voit. Le nom de la personne qui envoie reste enregistré de son côté, pour le suivi et les statistiques.

Vous vouliez choisir la matière à la création et avoir des statistiques par matière. Sept matières : droit du travail, pôle social, famille, préjudice corporel, civil, pénal, postulation.

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1. 1La colonne Matière. « À renseigner » tant que personne ne l'a choisie.
2. 2Le filtre par matière, pour ne voir que le pôle social ou que la famille.
3. 3Le temps facturable ne compte plus que les diligences saisies. Le temps du chronomètre est affiché à part, « hors facturation », pour qu'il ne gonfle jamais une note d'honoraires.

Demande de Constance : cocher la démarche accomplie dans une liste pour que le client en soit informé. La liste n'a pas été inventée : vous l'aviez déjà écrite deux fois, dans la numérotation de vos 29 modèles de mail et dans les titres de votre to-do.

Le parcours d'un dossier Pôle social

Chaque arrêt est une démarche. Les arrêts pleins envoient un mail au client.

L'écran du catalogue

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1. 1L'interrupteur. Éteignez-le pour qu'une démarche cesse d'être proposée. Elle reste au catalogue.
2. 2Sous le libellé, en petit, la tâche de la to-do qui porte cette démarche.
3. 3Le destinataire du modèle : client, confrère, expert, juridiction.
4. 4L'enveloppe s'allume quand un modèle de mail est prêt.
5. 5Les trois compteurs : combien de démarches, combien ont un modèle, combien savent quelle tâche les porte.
6. 6La recherche cherche dans le libellé, dans le titre de la tâche et dans le code.

La demande exacte de Constance du 22 septembre : une case à cocher dans la même fenêtre de mail, quand on écrit au confrère. Vous le faisiez déjà à la main, le modèle PS 19 contient trois mails collés l'un sous l'autre.

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1. 1La case à cocher. Elle n'apparaît que sur un mail rattaché à un dossier.
2. 2La démarche accomplie, avec son badge de matière. C'est elle qui choisit le modèle.
3. 3L'adresse du client, prise dans le dossier. Modifiable.
4. 4L'objet, tiré du modèle. Modifiable.
5. 5Le message, rempli avec les éléments du dossier. Relisez-le, corrigez-le.
6. 6Le bandeau jaune liste ce qui n'a pas pu être rempli tout seul, avec le nom de chaque information manquante.
7. 7Envoyer fait partir les deux mails : le vôtre, et celui du client.

Le même geste depuis la to-do

1. Glissez la tâche dans la colonne Terminé.
2. Le formulaire de diligence s'ouvre comme d'habitude, vous l'enregistrez.
3. Si la tâche porte une démarche, la fenêtre Informer le client s'ouvre ensuite, déjà remplie. Relisez, envoyez, ou répondez « pas maintenant ».

Une démarche accomplie laisse deux traces : la tâche terminée, et le mail qui l'annonce. Quand la seconde manque, personne ne s'en aperçoit avant que le client appelle.

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1. 1L'onglet Clients à informer, premier écran de la page Démarches. Une pastille rouge dit combien de clients attendent.
2. 2Ici il est vide, et c'est normal : aucune tâche du parcours n'a encore été cochée. Dès qu'une ligne apparaît, un bouton Informer ouvre la même fenêtre qu'ailleurs.

Votre demande du 23 septembre : que les dates d'audience alimentent l'agenda depuis les mails du greffe. Voilà le chemin que suit un acte, de son arrivée à votre agenda.

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1. 1Combien d'actes attendent, et combien viennent d'une juridiction.
2. 2Le badge Juridiction : le mail vient d'un greffe ou d'un tribunal.
3. 3Le badge Hors dossier : le mail n'est rattaché à rien pour l'instant.
4. 4Lire ouvre la fenêtre de relevé des dates.
5. 5L'aperçu du message, pour reconnaître l'acte sans l'ouvrir.

La machine lit, elle n'écrit pas. Elle propose, vous cochez. Une date d'audience fausse coûte plus cher qu'une date saisie à la main.

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1. 1Ce que porte l'acte : juridiction, chambre, n° RG, n° Portalis, et « présence non requise » quand le greffe l'indique.
2. 2Le dossier, et en dessous la raison du rapprochement. Quand le logiciel n'a rien trouvé, il l'écrit au lieu de deviner.
3. 3La date et l'heure, modifiables. Décochez une ligne pour qu'elle n'entre pas.
4. 4Agenda Outlook : coché d'office pour les audiences et les clôtures, décoché pour les échéances de conclusions, qui ne sont pas des rendez-vous.
5. 5Quid pose un rappel en amont : 21 jours avant une plaidoirie, 20 avant un dépôt de dossier, 15 avant une clôture, 10 sinon.
6. 6Le bandeau jaune recopie les échéances exprimées en délai, sans les convertir.

Le logiciel savait créer des rendez-vous, pas les retirer. C'est réparé.

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1. 1Un clic sur un événement ouvre sa fiche : date, heure, boîte, lien vers Outlook.
2. 2Retirer de l'agenda. La confirmation nomme l'événement, sa date et la boîte concernée.

Vous écrivez vos mails dans Outlook, pas dans le logiciel : sur 1 363 mails sortants, 24 seulement étaient rattachés à un dossier. Le volet propose donc le geste là où la main est déjà.

Jusqu'ici le volet n'existait qu'à la lecture d'un message. Un second bouton, Informer le client, apparaît maintenant dans le ruban de rédaction : il devine le dossier depuis les destinataires en cours de saisie, propose la démarche et envoie le mail au client.

Comment savoir où vous en êtes

1. Ouvrez un message dans Outlook et cherchez le bouton Rattacher au dossier dans le ruban.
2. S'il y est, le volet est installé. Outlook relit tout seul la nouvelle version, en général dans la journée, et tout de suite après un redémarrage d'Outlook.
3. S'il n'y est pas, il reste à installer : Obtenir des compléments, Mes compléments, Ajouter un complément personnalisé, À partir d'une URL, puis mondrianbakhos-avocats.fr/outlook-addin/manifest.xml
4. S'il avait été poussé pour tout le cabinet, c'est un administrateur qui doit téléverser le nouveau manifeste depuis le centre d'administration Microsoft 365.